Divante uruchomiło polską wersję oprogramowania BiznesWiki

BiznesWiki to oprogramowanie pozwalające stworzyć środowisko współpracy grupowej, prosty intranet lub bazę wiedzy. Oprogramowanie stosowane jest już przez ponad 300 organizacji z całego świata. Do klientów BiznesWiki należą zarówno duże organizacje jak Akzo Nobel, Kolporter, Ministerstwo Gospodarki jak i mniejsze firmy – sklepy internetowe, agencje reklamowe, kancelarie prawne, agencje PR.

Dotychczas oprogramowanie w polskiej wersji oferowane było tylko klientom korporacyjnym. Od teraz wystarczy wejść na BiznesWiki.pl aby zakupić  wersję hostowaną lub instalowaną oprogramowania.  Oprogramowanie można testować bezpłatnie przez 14 dni.

Wspólnie z Innovatika zrealizowaliśmy pilotażowy projekt kampanii innowacyjnych dla Akzo Nobel.

Czym jest Portal Innowacji?

Portal Innowacji to miejsce, które stanowi kopalnię wiedzy na temat innowacji w firmie, pomysłów pracowników i rozwijania kompetencji w zakresie kreatywnego myślenia i wdrażania nowych idei. Portal Innowacji jest tworzony w oparciu o dwa sprawdzone narzędzia Divante – BiznesWiki, do zarządzania wiedzą, i LiveBlend, do zarządzania pomysłami. Dzięki temu Portal Innowacji umożliwia zarówno tworzenie bazy wiedzy o innowacjach (przez managerów innowacyjnych projektów, pracowników wdrażających kreatywne pomysły, bądź innych pracowników), jak i przeprowadzanie kampanii pomysłów.

Case study na: http://divante.pl/pl/klienci/akzo-nobel-decorative-paints/

W związku z coraz większą liczbą pytań dotyczących tego, jak przeprowadzić w firmie udane wdrożenie wiki, postanowiliśmy napisać na ten temat poradnik. Znajdą się w nim m.in. informacje o tym, jak uniknąć tzw. syndromu pustej strony, o tworzeniu osobistych stron na wiki i o przeprowadzaniu warsztatów dla osób, które używają firmowej wiki.

W związku z tym poszukujemy osób, które przeczytają i ocenią pierwszą wersję poradnika przed jego oficjalną publikacją. Zainteresowane osoby prosimy o wysłanie maila na tkarwatka@divante.pl.

Więcej informacji na temat projektu poradnika przeczytać można na blogu Divante.

Mechanizmy typu wiki są jednymi z najbardziej uniwersalnych platform do tworzenia stron internetowych. MediaWiki (silnik, w oparciu o który działa Wikipedia) jest pewnie jednym z najczęściej używanych, ale podobnych są setki. Mashable zebrało informacje o takich narzędziach, zaprezentowane one zostały w artykule 100+ More Wiki Tools and Resources. Platforma BusinessWiki rozwijana przez Divante również znalazła się w tym zestawieniu.

Na Mashable już wcześniej ukazał się podobny artykuł, zatytułowany Wiki Toolbox. Zachęcam do zapoznania się również z nim.

Firma Forrester Research opublikowała raport na temat stanu wiki, blogów, serwisów społecznościowych i innych nowych narzędzi w biznesie: Forrester TechRadar™ For Information & Knowledge Management Pros: Enterprise Web 2.0. Oto, co w raporcie możemy przeczytać na temat wiki:

Wiki jest jedną z bardziej obiecujących technologii web 2.0, mogących mieć zastosowanie dla biznesu. Pokazuje dobry przykład zmian, jakie zachodzą w biznesie, szczególnie w temacie współpracy i jej przekształceń. Użytkownicy donoszą o sukcesach z wieloma projektami związanymi z wiki, szczególnie wtedy gdy są one wspierane przez liderów w firmach i połączone z innymi procesami biznesowymi.

Oto pełne streszczenie raportu Forrester Research, które, jak mi się wydaje, zwięźle ujmuje stan stron typu wiki, blogów, forów dyskusyjnych oraz serwisów społecznościowych w biznesie:

Choć już nie nowe, technologie web 2.0 rozwiązują problemy, które w biznesie istnieją dziś. Prawie nikt jednak nie wykorzystuje nawet ułamka potencjału tych narzędzi. Czekanie do chwili gdy narzędzia te dojrzeją jeszcze bardziej wydaje się być rozsądne, ale jeśli zaczekasz zbyt długo, Twoi pracownicy mogą stworzyć swoje własne środowiska współpracy w internecie. Aby w odpowiednim czasie dokonać właściwego ruchu, trzeba uważnie śledzić rozwój biznesowych technologii związanych z nurtem web 2.0. Dzięki szczegółowym badaniom tych technologii i trendów z nimi związanych możemy stwierdzić, że organizacje uważają strony typu wiki za cenne, fora dyskusyjne za stabilne (choć nie do końca wykorzystywane), a blogi stosowane są z różnymi wynikami. Narzędzia dla biznesu dostarczane przez serwisy społecznościowe są gotowe do tego, aby stworzyć nowe definicje współpracy i dostarczyć nowe wartości organizacjom, wiążąc je ze współpracownikami i ekspertami.

Aby dowiedzieć się więcej, obejrzyj telekonferencję, którą Forrester przeprowadził w listopadzie br. z dwoma autorami raportu, analitykami Gilem Yehuda i Olivierem Youngiem.

Lautern Gibbons Paul napisał na łamach magazynu CIO jak ważne jest zachęcanie pracowników do dzielenia się wiedzą, której nie powinni zatrzymywać dla siebie. Opowiada historię sprzedawcy warzyw – Gianta Eagle’a, który próbował przekonać współpracowników do wymiany informacjami.

Oto, jakie problemy napotkał:

• Większość pracowników z 215 sklepów nigdy nie używało komputera.
• W dodatku w firmie wytworzona została atmosfera rywalizacji pomiędzy pracownikami. To kłóciło się z ideą dzielenia się tym, co się ma najcenniejszego – wiedzą i informacjami.

Jednak przedsiębiorstwo odniosło sukces, który wynikł z dobrze wdrożonego systemu dzielenia się wiedzą.

Pewien manager zaproponował na wiki by owoce morza były odpowiednio wystawiane. Pomysł przetestowało kilku innych managerów i zarobili 20 tysięcy dolarów. Kiedy pomysł został wykorzystany we wszystkich oddziałach firmy, zauważono nie tylko wzrost zysków, ale także nową klientele, która zawitała do lokali.

Wcześniej „nie było tradycji by dzielić się pomysłami, jeśli chodzi o środowisko sklepowe”- mówi Jack Flanagan, wice dyrektor zarządzający Giant Eagle Business System. Jak widać zalety posiadania wspólnej bazy wiedzy są ogromne – pozwalają dzielić się pomysłami oraz przede wszystkim wykorzystywać je do własnych potrzeb.

Teraz pracownicy Giant Eagle prześcigają się w sugestiach, a nie tylko w wynikach sprzedaży.
Jak powiedział Brian Ferrier, dyrektor sklepu w South Euclid: „Każdy chce coś tam wpisać”. On sam wchodzi tam co najmniej raz dziennie by znaleźć ciekawe pomysły na zarabianie pieniędzy.

Jak przewidują prognozy – pomysły pracowników mogą zapewnić firmie około 100 tys. dodatkowego przychodu.

Pamiętasz doroczne warsztaty naukowe w Twojej szkole, gdy robiliście razem jakiś projekt, a potem pokazywaliście go wszystkim? To samo można zrobić z wiki.

Zbierz ludzi, którzy w Twojej organizacji używają wiki i pozwól im podzielić się tym, co robią na warsztatach naukowych: jednodniowym wydarzeniu, podczas którego pracownicy zbierają się i wygłaszają krótkie, najwyżej pięciominutowe odczyty i demonstracje swoich dokonań na wiki. Jest to świetny sposób na to, żeby ludzie, którzy na co dzień pracują w różnych zespołach i wykonują różną pracę, pokazali jak to robią.

W bardzo dobry sposób pokazuje to, również że Twoja organizacja jest wydajna. Jeśli pracownicy z różnych grup, departamentów i oddziałów zbiorą się, zobaczą jak inni posługują się stronami typu wiki i zaprezentują własne doświadczenia, wrócą do swojej codziennej pracy z nowymi pomysłami i zainspirowani tym, jak bardzo wiki jest wykorzystywana w Twojej organizacji. Jeszcze lepiej pomoże to propagować korzystanie z wiki.

Gdy wdrażasz rozwiązanie oparte o wiki w swojej organizacji, ważne jest, żeby pamiętać nie tylko o tym, jak przekonać do niej nowych użytkowników, jak korzystać z przestrzeni na wiki, jak ją skalować itp. Równie ważne jest myślenie o tym, jak nagradzać osoby za ich wkład w rozwijanie wiki.

Nagradzać można na kilka sposobów. Jednym z nich jest drobny podarunek w postaci jakiegoś kuponu na zakupy lub butelki wina. Innym pomysłem jest pochwała ze strony kierownictwa organizacji na ogólnym zebraniu wszystkich pracowników lub na telekonferencji. Wyróżniony pracownik może poczuć się dumny, gdy wiceprezydent, szef departamentu czy nawet dyrektor generalny firmy jest świadomy jego wkładu i wspomina o tym.

Bardzo ładnie można wtedy osiągnąć równowagę między wzrostem wiki poprzez wkład szeregowych pracowników a ich komfortem, gdy widzą, że są doceniani przez szefostwo.

Trzecim, chyba najważniejszym i najbardziej zależnym od kultury organizacji sposobem docenienia pracownika jest wzięcie pod uwagę jego wkładu w ocenie jego pracy. Może to wyglądać inaczej w zależności od specyfiki organizacji, np. w firmach, gdzie pracowników ocenia się biorąc pod uwagę np. liczbę produktów przez nich sprzedanych, liczbę pytań, na które udzielili odpowiedzi czy ilość stworzonej przez nich dokumentacji.

Docenianie współpracy i zachęcanie do niej jest nowym sposobem postrzegania ludzi jako pracowników wiedzy i jest to nowy sposób na ocenianie wkładu, jaki wnosi do organizacji pracownik. Jest to jednak bardzo ważne. Ten wkład w postaci wiedzy pracownika bardzo mocno przyczynia się do osiągnięcia długoterminowych celów firmy.

Jednym z problemów, z którym organizacje borykają się od dawna jest sytuacja, w której ceniony pracownik odchodzi z firmy i zabiera ze sobą całą swoją wiedzę. Potrzeba czasu, żeby nowy pracownik zdobył takie doświadczenie.

Zachowanie tej wiedzy na wiki znacznie zwiększa wydajność Twojej firmy, nie tylko w sytuacji, gdy ktoś odchodzi z pracy, a na to miejsce przychodzi nowa osoba. Przydaje się to również gdy pracownicy przechodzą do innego działu, gdy planowana jest jakaś reorganizacja lub otwierany jest nowy wydział.

Posiadanie już wypróbowanych procedur i sposobów postępowania jest bardzo ważne. Zachęcanie pracowników do regularnego utrwalania tego typu wiedzy za pomocą wiki zaczyna się, gdy pracownicy wiedzą, że tego się od nich oczekuje i że mogą zostać za to nagrodzeni.

Ujmij to więc w opisie pracy, w ocenie pracowników i nagradzaj ich za to. Jest to bardzo ważne.

Kiedy już zaczniesz korzystać z wiki, musisz być stanowczy i upewnić się, że ludzie będą korzystali z wiki, a nie wrócą do starych nawyków i narzędzi.

Na przykład, jeśli zmieniony został sposób tworzenia programów spotkań z e-maili z załączonymi dokumentami na przesyłanie linku do strony wiki zawierającej program, możesz natknąć się na osobę, która napisze: czy mógłbyś mi po prostu załączyć do e-maila dokument z programem spotkania? Nie mam czasu na uczenie się wiki, wolę sposób, do którego jestem przyzwyczajony.

Zamiast spełnienia tej prośby lepiej jest odpowiedzieć i wytłumaczyć dlaczego lepiej jest spędzić kilka minut ucząc się korzystania z wiki i używać jej regularnie. Żeby wiki okazała się przydatna, ważne jest aby każdy w Twoim zespole wiedział, jak z niej korzystać, dlaczego jej używamy i że z wiki można nie tylko korzystać, można również wnosić swój wkład. Sukces wiki zależy od wszystkich.

Jeśli połowa zespołu używa wiki, a druga połowa trzyma się poprzednich nawyków, informacje w Twojej grupie będą niespójne, a to niedobrze. Wiki ma większą wartość, gdy każda osoba w grupie ma dostęp do tych samych informacji, może wnosić swój wkład i pracować wspólnie z innymi.

Jeśli ktoś w Twoim zespole jest przeciwny korzystaniu z wiki, pomóż takiej osobie przyzwyczaić się do wiki i zobaczyć, że jest to wartościowe narzędzie. Na dłuższą metę będzie to korzystne zarówno dla tego pracownika jak i dla całego zespołu.

Zasady i wskazówki dotyczące postępowania na wiki są ważne. Szczególnie wtedy, gdy zamierzasz otworzyć waszą wiki dla szerszej publiczności. Dobrym przykładem jest tu The Sony Ericsson Developer World Wiki. Jest to miejsce dla osób, które zajmują się rozwojem aplikacji dla urządzeń mobilnych. Na stronie domowej wiki Sony Ericsson umieścił pięć zasad, do których powinny się stosować osoby udzielające się na wiki.

Punkt pierwszy brzmi: szanuj punkt widzenia innych. Przypomina o tym, żeby być konstruktywnym, podawać źródła, zachować spokój jeśli dyskusja stanie się gorąca, proponuje aby tworzyć treść, z której skorzysta cała społeczność oraz brać pod uwagę wkład innych.

Drugi punkt to: bierz odpowiedzialność – wskazuje zainteresowanym, że w porządku jest tworzenie nowej zawartości, przenoszenie treści gdy jest to potrzebne oraz dokonywanie zmian, które poprawią zawartość wiki. Przykładowo, gdy dyskusja zbacza z tematu poruszanego na stronie, dobrze jest stworzyć nową stronę dotyczącą nowego tematu, aby dyskusje mogły być łatwo rozróżnione.

Trzeci punkt przypomina aby trzymać się tematu, nie zamieszczać na wiki żadnych szkalujących, rasistowskich, obraźliwych treści oraz niezamówionej informacji handlowej. Takie treści będą z wiki usuwane. Dobrze jest określić granice i powiedzieć: jeśli je przekroczysz, zostaniesz usunięty ze społeczności. W ten sposób chronisz osoby, które są na wiki po to, aby zrobić coś pożytecznego i dajesz znać tym, którzy chcą jedynie narozrabiać, że coś takiego nie będzie tolerowane.

Czwarta zasada brzmi: zachowaj zdrowy rozsądek. Przypomina użytkownikom, że informacje zamieszczane na wiki cały czas się zmieniają i nie powinny one być traktowane jak oficjalne stanowisko w żadnej sprawie. W ten sposób jeśli ktoś, celowo lub przez przypadek stwierdzi, że to oficjalne stanowisko Sony Ericsson w jakiejś sprawie, firma będzie mogła odpowiedzieć: mamy tu informację, która mówi zupełnie coś innego.

Piąty punkt: używaj języka angielskiego. Sony Ericsson używa języka angielskiego jako oficjalnego języka wiki, a ta wskazówka istnieje po to, aby przypomnieć o tym użytkownikom. Aby wiki była jak najbardziej przydatna, musi istnieć spójność językowa żeby wszyscy wiedzieli w jakim języku mają publikować informacje. Sony Ericsson wybrał język angielski.

Na The Sony Ericsson Developer World Wiki przypomina się również o zachowaniu neutralnego punktu widzenia na temat konkretnych faktów. Osoby znające Wikipedię wiedzą, że ludzie często są subiektywnie nastawieni do pewnych spraw. Sony Ericsson jasno zaznacza: nasza wiki ma być miejscem współpracy nad faktami, a opinie powinny raczej trafiać na strony z komentarzami a nie do zawartości stron.

Wyznaczenie reguł panujących na wiki, szczególnie na takiej, która jest dostępna dla wszystkich jest dobrym pomysłem i może pomóc twojej wiki odnieść sukces.