Pamiętasz doroczne warsztaty naukowe w Twojej szkole, gdy robiliście razem jakiś projekt, a potem pokazywaliście go wszystkim? To samo można zrobić z wiki.

Zbierz ludzi, którzy w Twojej organizacji używają wiki i pozwól im podzielić się tym, co robią na warsztatach naukowych: jednodniowym wydarzeniu, podczas którego pracownicy zbierają się i wygłaszają krótkie, najwyżej pięciominutowe odczyty i demonstracje swoich dokonań na wiki. Jest to świetny sposób na to, żeby ludzie, którzy na co dzień pracują w różnych zespołach i wykonują różną pracę, pokazali jak to robią.

W bardzo dobry sposób pokazuje to, również że Twoja organizacja jest wydajna. Jeśli pracownicy z różnych grup, departamentów i oddziałów zbiorą się, zobaczą jak inni posługują się stronami typu wiki i zaprezentują własne doświadczenia, wrócą do swojej codziennej pracy z nowymi pomysłami i zainspirowani tym, jak bardzo wiki jest wykorzystywana w Twojej organizacji. Jeszcze lepiej pomoże to propagować korzystanie z wiki.

Gdy wdrażasz rozwiązanie oparte o wiki w swojej organizacji, ważne jest, żeby pamiętać nie tylko o tym, jak przekonać do niej nowych użytkowników, jak korzystać z przestrzeni na wiki, jak ją skalować itp. Równie ważne jest myślenie o tym, jak nagradzać osoby za ich wkład w rozwijanie wiki.

Nagradzać można na kilka sposobów. Jednym z nich jest drobny podarunek w postaci jakiegoś kuponu na zakupy lub butelki wina. Innym pomysłem jest pochwała ze strony kierownictwa organizacji na ogólnym zebraniu wszystkich pracowników lub na telekonferencji. Wyróżniony pracownik może poczuć się dumny, gdy wiceprezydent, szef departamentu czy nawet dyrektor generalny firmy jest świadomy jego wkładu i wspomina o tym.

Bardzo ładnie można wtedy osiągnąć równowagę między wzrostem wiki poprzez wkład szeregowych pracowników a ich komfortem, gdy widzą, że są doceniani przez szefostwo.

Trzecim, chyba najważniejszym i najbardziej zależnym od kultury organizacji sposobem docenienia pracownika jest wzięcie pod uwagę jego wkładu w ocenie jego pracy. Może to wyglądać inaczej w zależności od specyfiki organizacji, np. w firmach, gdzie pracowników ocenia się biorąc pod uwagę np. liczbę produktów przez nich sprzedanych, liczbę pytań, na które udzielili odpowiedzi czy ilość stworzonej przez nich dokumentacji.

Docenianie współpracy i zachęcanie do niej jest nowym sposobem postrzegania ludzi jako pracowników wiedzy i jest to nowy sposób na ocenianie wkładu, jaki wnosi do organizacji pracownik. Jest to jednak bardzo ważne. Ten wkład w postaci wiedzy pracownika bardzo mocno przyczynia się do osiągnięcia długoterminowych celów firmy.

Jednym z problemów, z którym organizacje borykają się od dawna jest sytuacja, w której ceniony pracownik odchodzi z firmy i zabiera ze sobą całą swoją wiedzę. Potrzeba czasu, żeby nowy pracownik zdobył takie doświadczenie.

Zachowanie tej wiedzy na wiki znacznie zwiększa wydajność Twojej firmy, nie tylko w sytuacji, gdy ktoś odchodzi z pracy, a na to miejsce przychodzi nowa osoba. Przydaje się to również gdy pracownicy przechodzą do innego działu, gdy planowana jest jakaś reorganizacja lub otwierany jest nowy wydział.

Posiadanie już wypróbowanych procedur i sposobów postępowania jest bardzo ważne. Zachęcanie pracowników do regularnego utrwalania tego typu wiedzy za pomocą wiki zaczyna się, gdy pracownicy wiedzą, że tego się od nich oczekuje i że mogą zostać za to nagrodzeni.

Ujmij to więc w opisie pracy, w ocenie pracowników i nagradzaj ich za to. Jest to bardzo ważne.

Kiedy już zaczniesz korzystać z wiki, musisz być stanowczy i upewnić się, że ludzie będą korzystali z wiki, a nie wrócą do starych nawyków i narzędzi.

Na przykład, jeśli zmieniony został sposób tworzenia programów spotkań z e-maili z załączonymi dokumentami na przesyłanie linku do strony wiki zawierającej program, możesz natknąć się na osobę, która napisze: czy mógłbyś mi po prostu załączyć do e-maila dokument z programem spotkania? Nie mam czasu na uczenie się wiki, wolę sposób, do którego jestem przyzwyczajony.

Zamiast spełnienia tej prośby lepiej jest odpowiedzieć i wytłumaczyć dlaczego lepiej jest spędzić kilka minut ucząc się korzystania z wiki i używać jej regularnie. Żeby wiki okazała się przydatna, ważne jest aby każdy w Twoim zespole wiedział, jak z niej korzystać, dlaczego jej używamy i że z wiki można nie tylko korzystać, można również wnosić swój wkład. Sukces wiki zależy od wszystkich.

Jeśli połowa zespołu używa wiki, a druga połowa trzyma się poprzednich nawyków, informacje w Twojej grupie będą niespójne, a to niedobrze. Wiki ma większą wartość, gdy każda osoba w grupie ma dostęp do tych samych informacji, może wnosić swój wkład i pracować wspólnie z innymi.

Jeśli ktoś w Twoim zespole jest przeciwny korzystaniu z wiki, pomóż takiej osobie przyzwyczaić się do wiki i zobaczyć, że jest to wartościowe narzędzie. Na dłuższą metę będzie to korzystne zarówno dla tego pracownika jak i dla całego zespołu.

Zasady i wskazówki dotyczące postępowania na wiki są ważne. Szczególnie wtedy, gdy zamierzasz otworzyć waszą wiki dla szerszej publiczności. Dobrym przykładem jest tu The Sony Ericsson Developer World Wiki. Jest to miejsce dla osób, które zajmują się rozwojem aplikacji dla urządzeń mobilnych. Na stronie domowej wiki Sony Ericsson umieścił pięć zasad, do których powinny się stosować osoby udzielające się na wiki.

Punkt pierwszy brzmi: szanuj punkt widzenia innych. Przypomina o tym, żeby być konstruktywnym, podawać źródła, zachować spokój jeśli dyskusja stanie się gorąca, proponuje aby tworzyć treść, z której skorzysta cała społeczność oraz brać pod uwagę wkład innych.

Drugi punkt to: bierz odpowiedzialność – wskazuje zainteresowanym, że w porządku jest tworzenie nowej zawartości, przenoszenie treści gdy jest to potrzebne oraz dokonywanie zmian, które poprawią zawartość wiki. Przykładowo, gdy dyskusja zbacza z tematu poruszanego na stronie, dobrze jest stworzyć nową stronę dotyczącą nowego tematu, aby dyskusje mogły być łatwo rozróżnione.

Trzeci punkt przypomina aby trzymać się tematu, nie zamieszczać na wiki żadnych szkalujących, rasistowskich, obraźliwych treści oraz niezamówionej informacji handlowej. Takie treści będą z wiki usuwane. Dobrze jest określić granice i powiedzieć: jeśli je przekroczysz, zostaniesz usunięty ze społeczności. W ten sposób chronisz osoby, które są na wiki po to, aby zrobić coś pożytecznego i dajesz znać tym, którzy chcą jedynie narozrabiać, że coś takiego nie będzie tolerowane.

Czwarta zasada brzmi: zachowaj zdrowy rozsądek. Przypomina użytkownikom, że informacje zamieszczane na wiki cały czas się zmieniają i nie powinny one być traktowane jak oficjalne stanowisko w żadnej sprawie. W ten sposób jeśli ktoś, celowo lub przez przypadek stwierdzi, że to oficjalne stanowisko Sony Ericsson w jakiejś sprawie, firma będzie mogła odpowiedzieć: mamy tu informację, która mówi zupełnie coś innego.

Piąty punkt: używaj języka angielskiego. Sony Ericsson używa języka angielskiego jako oficjalnego języka wiki, a ta wskazówka istnieje po to, aby przypomnieć o tym użytkownikom. Aby wiki była jak najbardziej przydatna, musi istnieć spójność językowa żeby wszyscy wiedzieli w jakim języku mają publikować informacje. Sony Ericsson wybrał język angielski.

Na The Sony Ericsson Developer World Wiki przypomina się również o zachowaniu neutralnego punktu widzenia na temat konkretnych faktów. Osoby znające Wikipedię wiedzą, że ludzie często są subiektywnie nastawieni do pewnych spraw. Sony Ericsson jasno zaznacza: nasza wiki ma być miejscem współpracy nad faktami, a opinie powinny raczej trafiać na strony z komentarzami a nie do zawartości stron.

Wyznaczenie reguł panujących na wiki, szczególnie na takiej, która jest dostępna dla wszystkich jest dobrym pomysłem i może pomóc twojej wiki odnieść sukces.

Jedno z częściej pojawiających się pytań, które zadają ludzie nowi w temacie korzystania z wiki w organizacjach to kwestia zasad dostępu do wiki. Pytanie, jakie zadają najczęściej brzmi tak: Jeśli umieszczę coś na wiki, to czy wszyscy będą to mogli widzieć? Chcę, żeby pewne rzeczy pozostały poufne, niektóre projekty nie powinny być widoczne dla wszystkich. Jak mogę to zrobić?

Na szczęście wiki projektowane do użytku w organizacjach mają opcje zarządzania prawami dostępu, które pozwalają ograniczyć zarówno możliwości przeglądania jak i edycji zarówno na poziomie pojedynczego użytkownika jak i dla całej wiki.

W jaki sposób to działa? Weźmy przykład informacji prasowej. Osoba w dziale PR musi zrobić szkic notatki, więc tworzy nową stronę na wiki i ustawia prawa do odczytu i edycji tylko sobie. Gdy treść jest gotowa, można dać do niej dostęp dwóm lub trzem osobom z działu PR, którzy przejrzą szkic i wprowadzą ewentualne poprawki.

Gdy informacja prasowa jest gotowa do rozpowszechnienia, zostaje rozesłana zwyczajowymi kanałami. Można również dać dostęp do umieszczonej na wiki notatki wszystkim osobom w organizacji. Będzie to oczywiście wyłącznie możliwość podglądu, a nie edycji dokumentu, informacja prasowa jest wszak sposobem komunikowania tylko w jedną stronę, ale wszyscy będą mogli ją przeczytać.

Możliwości zarządzania prawami dostępu można również wykorzystać przy tworzeniu przestrzeni na wiki dla Twojego zespołu. Najlepiej jest stworzyć ją jak najbardziej otwartą, a ograniczać dostęp jedynie do tych stron, które tego wymagają. Dlaczego?

Jeśli stworzysz przestrzeń na wiki, umieścisz tam wszystkie potrzebne Ci informacje nie zwracając uwagi na to, co powinno być widoczne dla wszystkich, a co nie, to po kilku tygodniach czy miesiącach może być trudno stwierdzić: chyba jednak powinniśmy byli zrobić naszą wiki nieco bardziej otwartą, spróbujmy zastanowić się teraz, co powinno być dostępne dla wszystkich, a co nie. To nieciekawa perspektywa i najprawdopodobniej coś takiego się nie uda.

Lepiej od samego początku myśleć o udostępnieniu dla wszystkich tego, co możemy ograniczając dostęp tylko do niezbędnych materiałów. Jak to zrobić?

Za każdym razem gdy tworzysz nową stronę lub dodajesz do wiki nową treść, zastanów się przez chwilę: czy to, co teraz umieszczam musi posiadać jakieś ograniczenia dostępu? Czy to jest dopiero jakiś szkic lub nowy projekt, nad którym właśnie zaczęliśmy pracować? Czy jest to może jakaś ogólnodostępna informacja, do której wiele osób i tak powinno mieć dostęp, a umieszczenie jej na wiki jedynie zmniejszy liczbę e-maili i telefonów z pytaniami?

W tym pierwszym przypadku skorzystaj z możliwości ograniczenia praw dostępu. Jeśli informacja może zostać udostępniona publicznie, zrób tak. W ten sposób im więcej treści umieścisz na wiki, tym mniej e-maili i telefonów z tymi samymi pytaniami będziesz otrzymywać.

Poziomy dostępu są zatem potrzebne, ponieważ na pewno są w Twojej organizacji poziomy dostępu do informacji, które możesz przenieść do wiki. Ale pamiętaj: twórz wiki otwartą jak tylko się da, ograniczając jedynie treści, które tego wymagają.

Ludzie często boją się dzielić swoją wiedzą na wiki. Obawiają się tego, ponieważ uważają, że jeśli podzielą się tym, co wiedzą, nie będą już przydatni w organizacji, w której pracują. Jest jednak zupełnie odwrotnie.

Im więcej pracownik przekazuje swojej wiedzy na wiki, tym cenniejszy się staje dla organizacji. Dlaczego? Ponieważ jego wartość w organizacji jest potem lepiej znana. Ktoś może być ekspertem w pewnej dziedzinie i być tego świadomym, ale jeśli inni o tym nie wiedzą, osoba ta jest mniej przydatna.

Ale jeśli taki pracownik podzieli się swoją wiedzą, pozostali w organizacji dowiedzą się o tym i będą częściej właśnie do niego przychodzić po informacje oraz mówić innym, że jest to ekspert w danej dziedzinie. W ten sposób świadomość wartości pracownika rozprzestrzeni się po całej organizacji.

Więc jeśli ktoś boi się dzielić z innymi wiedzą, najlepiej jest zasugerować tej osobie, żeby choć część swojej wiedzy, nawet kilka procent, umieściła na wiki i zobaczyła, co się stanie. Scenariusz wydarzeń będzie nieunikniony: ludzie, którzy przeczytają to, co zostało umieszczone na wiki będą chcieli się skontaktować z autorem i współpracować z nim.

Im większy rozmiar będzie przybierać ta współpraca, tym bardziej początkowo nieufna wobec wiki osoba będzie jej potrzebować. Dlaczego? Ponieważ taki pracownik będzie musiał umieszczać coraz więcej informacji na wiki, żeby zmniejszyć liczbę e-maili i próśb o więcej wiedzy.

W końcu większość jego wiedzy znajdzie się na wiki, a wszyscy będą mieli do niej dostęp bez konieczności bezpośredniego kontaktu z jej autorem, co zwiększy ilość czasu, który ten może poświęcić na pracę nad nowymi projektami i tworzenie kolejnej porcji wiedzy.

Tak więc w porządku jest sytuacja, gdy na początku ktoś boi się umieszczać swoją wiedzę na wiki. Naturalny jest odruch w postaci: “To może obniżyć moją wartość, czy czasem nie pozbywam się wszystkiego, co wiem?”. W rzeczywistości jeśli zaczną się dzielić wiedzą, będą mieli więcej rzeczy, nad którymi pracują, ich wartość będzie postrzegana jako większa i będą się mogli skupić na nowych projektach, które pogłębią ich wiedzę.

Posiadanie formalnych procedur związanych z tworzeniem wiki jest znakomitym sposobem na zarządzanie wzrostem i śledzenie potrzeb dotyczących przestrzeni na wiki.

Warto stworzyć formalną procedurę składania wniosków, najlepiej przez formularz na stronie internetowej gdzie osoby chcące otrzymać nową przestrzeń na wiki udzielają podstawowych informacji: swojego imienia i nazwiska, adresu e-mail i być może numeru telefonu osoby, która będzie odpowiedzialna za daną przestrzeń na wiki, nazwy i przeznaczenia przestrzeni - czy będzie przeznaczona do stałego użytkowania przez zespół lub dział czy też będzie potrzebna wyłącznie ad hoc.

Gdy takie informacje będą dostępne łatwo będzie stworzyć jasne zasady utrzymania, dzięki którym np. przy długich projektach po roku od stworzenia przestrzeni pytasz osobę za nią odpowiedzialną czy wciąż jej potrzebują i aktywnie z niej korzystają. Wystarczy tylko wysłać e-maila z pytaniem, nawet wygenerowanego automatycznie.

Jeśli pracownik odpowie że dana przestrzeń jest wciąż używana, wtedy zostawiasz ją na kolejny rok. Jeśli odpowiedź będzie negatywna, można zarchiwizować i usunąć z aktywnej części wiki te informacje, nie wymazując ich całkowicie, ponieważ w przyszłości mogą się jeszcze przydać.

W przypadku gdy nikt nie odpowie na e-maila, poczekaj tydzień i wyślij kolejną wiadomość. Jeśli wciąż nie będzie żadnej odpowiedzi, wtedy możesz założyć, że dana przestrzeń może zostać zarchiwizowana. Oczywiście jeśli na tego drugiego maila ktoś odpowie i napisze, że wciąż z tej części wiki korzysta, wtedy wszystko zostaje po staremu.

Tak wygląda kwestia trwałych przestrzeni na wiki. W przypadku przestrzeni tymczasowych osoba odpowiedzialna może napisać na jak długo będzie jej potrzebować: na dwa, trzy miesiące albo na konkretny kwartał. Gdy ten czas upłynie, możesz wysłać e-maila z pytaniem o dalsze losy przestrzeni.

Przy zakończonych projektach dane mogą zostać zarchiwizowane, a gdy projekt dalej trwa, osoba odpowiedzialna może powiedzieć, że potrzebuje tego miejsca na wiki jeszcze na kilka miesięcy czy na cały rok.

Posiadanie sformalizowanej procedury przydzielania miejsca na wiki zmniejsza ilość poczty elektronicznej związanej z tworzeniem przestrzeni na wiki, skłania ludzi do formalnego wyrażania zapotrzebowania na miejsce i pozwala stwierdzić potrzeby. Pomaga Ci zorientować się, ile miejsca na serwerze zostanie zajęte i jak bardzo będzie on obciążony.

Zostają również zachowane jasne zasady utrzymania wiki, dzięki którym większa część wiki jest aktywna, a nieużywane obszary są archiwizowane. Dzięki temu Twoja wiki jest w dobrym stanie.

Następne pytanie, jakie nasuwa się przy rozważaniu wykorzystania wiki to kwestia bezpieczeństwa danych. Czy są one bezpieczne? Odpowiedź brzmi: tak. Oto dlaczego.

Informacje umieszczone na twojej wiki są przechowywane w bazie danych gdzieś na serwerach Twoje j organizacji. To o wiele bezpieczniejsze niż, powiedzmy, dane przechowywane w laptopie. Nie ma tygodnia bez informacji w mediach o tym, ze urząd podatkowy, firma zajmująca się kartami kredytowymi czy jakaś inna organizacja zgubiła laptopa, w którym przechowywano tysiące numerów kart kredytowych lub miliony numerów ubezpieczenia społecznego. Co za koszmar dla osób, których dane zostały skradzione.

Dane umieszczone lokalnie na przenośnym komputerze to duże ryzyko. Z drugiej strony dane przechowywane w Twoim centrum danych i dostępne zdalnie – to brzmi dużo bezpieczniej. Na pewno niektórzy powiedzą: ale ja potrzebuję posiadać u siebie lokalnie pewne dane. To jest w porządku, ale większość danych lepiej jest przechowywać na wiki, na Twoich serwerach a ze sobą zabierać tylko część niezbędną przy konkretnym wyjeździe, spotkaniu itp.

Gdy Twój laptop zostanie zagubiony lub skradziony, a znajdowała się na nim jedyna kopia posiadanych przez Ciebie danych, to kwestia zagrożenia bezpieczeństwa danych nie jest najgorsza, trzeba dodatkowo odtwarzać zaginione informacje.

Wiki posiada natomiast mechanizm historii wersji, dzięki któremu wszystkie zmiany są rejestrowane, niczego nie tracisz. Zawsze możesz wrócić do historii i odzyskać swoje dane. Są one więc dużo bezpiecznie na wiki.

Specjalistom używającym wiki często zadaje się pytanie o to, czy wiki powinno całkowicie zastąpić inne narzędzia, czy należy się ich pozbyć i zostawić tylko wiki. Najlepsza odpowiedź na to pytanie jest następująca: wiki nie musi od razu zastępować innych narzędzi. Może tak się stać po jakimś czasie, gdy wiki okaże się lepsza niż inne rozwiązania, ale początkowo powinna istnieć obok pozostałych narzędzi, czasami nawet je uzupełniać i czynić lepszymi.

Kolejne pytanie, jakie może się pojawić, brzmi następująco: mamy już w naszej firmie system zarządzania treścią (CMS – Content Management System), który się sprawdza, ale bardzo często pracownicy narzekają, że zbyt długo trwa publikowanie aktualnych treści. Czy powinniśmy zamiast CMS-a użyć wiki i dać pracownikom możliwość samodzielnego uaktualniania zawartości serwisu?

To nie jest dobry pomysł, ponieważ jeśli zastąpisz CMS-a stroną typu wiki, za każdym razem gdy ktoś będzie edytował wiki, będzie jednocześnie wpływał na zawartość strony widoczną dla wszystkich internautów. A to nie jest najlepsze rozwiązanie.

Co zatem można zrobić? Można zrobić kopię całej treści znajdującej się w systemie zarządzania treścią zasilającym stronę i umieścić ją na wiki. W ten sposób osoba odpowiedzialna za daną część serwisu albo nawet za pojedynczą stronę może w każdej chwili zmienić zawartość umieszczoną na wiki.

Gdy wszystko jest gotowe do umieszczenia na właściwej stronie, pracownik może zwrócić się do osób odpowiedzialnych za publikowanie treści i powiedzieć: hej, mam już gotowe nowe informacje, które można umieścić na stronie naszej organizacji, możecie na to zerknąć i opublikować? A dział PR czy inny odpowiedzialny za uaktualnianie strony może zajrzeć na wiki, sprawdzić, czy nowa treść nie zawiera żadnych błędów i przenieść ją do CMS-a, udostępniając wszystkim.

W ten sposób można pozbyć się wąskiego gardła w postaci braku miejsca, gdzie pracownicy mogą umieszczać informacje mające zostać opublikowane. Jeśli mają wiki, mogą tam umieszczać i edytować treść w każdej chwili, a osoby odpowiedzialne za aktualizację właściwej strony mają miejsce, w którym regularnie pojawia się treść, przeznaczona do opublikowana na stronie.

To jest świetny przykład współpracy wiki z CMS-em. Wiki jest pewnego rodzaju brudnopisem, w którym można umieszczać i poprawiać szkice treści przenoszonej później do CMS-a, który stanowi bezpieczne narzędzie do publikowania informacji na ogólnodostępnych stronach Twojej organizacji.

Gdy rozpakujesz pudełko z nowym telefonem komórkowym, laptopem czy aparatem cyfrowym, zapewne w środku znajdziesz podręcznik użytkownika, jakąś dokumentację.

Niezależnie od tego, czy decydujesz się dostarczyć dokumentację swojego produktu w postaci drukowanej książeczki czy w postaci dokumentu elektronicznego, wiki jest świetnym sposobem na jej stworzenie.

Po prostu utwórz na swojej wiki przestrzeń przeznaczoną na dokumentację, podobnie jak robisz z programami zebrań czy zarządzaniem projektem, ale wykorzystaj stronę główną tej przestrzeni żeby stworzyć odpowiednią strukturę dokumentacji. Innymi słowy: zrób spis treści i linkuj do stron, na których umieszczona jest właściwa dokumentacja.

Przy wykorzystaniu wiki fajne jest to, że jeśli grupa osób tworzy tę dokumentację, każdy ma dostęp do treści, może ją edytować, a pozostali od razu widzą zmiany i mogą w nich wprowadzać dalsze poprawki. [Read more]